Chronique d’une agence confinée – épisode 7.

Même si on approche (normalement) de la fin du confinement, on sait que la vie après ne pourra pas reprendre son cours habituel. De nombreuses choses sont déjà en train de changer. Et la suite devrait montrer que certaines resteront. Pour le travail quotidien, le télétravail devrait devenir une norme. Mais pour l’évènementiel ? Comment organiser des évènements ?

Confinement et évènements

Le changement dans l’évènementiel a commencé avant le confinement. Déjà, quelques semaines avant, on sentait que les journalistes, les clients, les influenceurs n’étaient plus aussi à l’aise à l’idée de se réunir. Et le confinement a définitivement stoppé toute velléité de rencontres. A tel point que les pertes estimées pour le secteur de l’événementiel s’élèveraient à 15 milliards d’euros. Et que la filière a déjà demandé un certain nombre de mesures pour éviter la faillite – à lire ici.

Il est donc temps de penser à la suite et à envisager les évènements du futur !

Comment organiser un évènement post-confinement?

En effet, rien n’est plus sûr. Aux anciennes contraintes de plannings chargés, de fashion weeks, de grèves, il faut ajouter cette notion de blocage et d’incertitude. La prudence est plus que jamais de mise. D’où l’annulation de plusieurs salons et autres grands évènements comme le Mondial de l’Auto à Paris, prévu en … octobre !

Le digital est donc inévitablement la solution ! Heureusement, depuis le début du confinement, le digital nous permet de trouver des parades à tout ce qui aurait pu être un obstacle il y encore quelques années. Dropbox partagée, chat en live via Slack, réunions par Zoom, Hangouts ou HouseParty… Il est donc normal d’y ajouter l’évènementiel !

Quel genre d’évènements proposer pendant ou après le confinement ?

Comme d’habitude, tout dépend de la cible.

Vous souhaitez vous adresser à l’ensemble de vos collaborateurs ?

Zoom ou Hangouts suffisent. On peut se voir, partager son écran, chatter… L’essentiel de l’open-space en mode confinement ! C’est plus formel et vous ne voulez pas qu’on vous coupe la parole ? Bloquez la possibilité pour les « non-organisateurs » de discuter. Attention néanmoins à bien prévoir une plage de questions ensuite au risque de passer pour tyrannique. N’oubliez pas que ces outils sont faits avant tout pour communiquer !

Vous voulez prendre la parole auprès de votre communauté ?

Bravo, c’est déjà une bonne idée ! Prévoyez de petits rendez-vous sous forme de live instagram ou Facebook, des sessions de réponses aux questions sur Twitter pendant une heure… Les réseaux sociaux sont à ce jour ce qu’on a trouvé de mieux pour dialoguer avec ses clients et sa communauté. Et afin d’en maximiser l’impact, n’oubliez pas de prévenir quelques jours avant via tous vos outils (site, newsletters, réseaux) et essayez d’en faire un rendez-vous régulier. Enfin, bien sûr, la cohérence et le sens sont comme toujours essentiels ! Préférez ne rien dire que de dire quelque chose qui ne vous ressemble pas, même en temps de confinement.

Enfin, comment s’adresser aux médias ?

Les médias ont l’habitude de recevoir de nombreuses invitations à des conférences ou à des présentations produits. Et ne peuvent pas se rendre à tous ces évènements. Le digital peut leur faciliter la tâche, c’est certain. Attention, pour autant, à ne pas en abuser. Confinement ou non, un évènement doit avoir une raison d’être.

On aurait tendance à penser qu’une simple captation vidéo de la conférence suffise. En effet, vous donnez le contenu, vous présentez votre projet. Malgré tout, il manque l’essence d’un évènement : la rencontre, les échanges… Aussi, nous préconisons d’organiser un Zoom en prévoyant, à la fin de la réunion, un moment de questions-réponses. N’hésitez pas non plus à proposer des rdv personnels pour qui aurait besoin de plus amples informations, par exemple.

 

Pour résumer, quelles sont les 3 erreurs à éviter pour un évènement en temps de confinement ?

• Ne pas prendre en compte les nouvelles contraintes, on ne sait pas ce qu’il en sera dans quelques semaines, mois… Si vous tenez à votre évènement pendant cette période, envisagez sérieusement un plan de secours en version digitale.
• Organiser un évènement coûte que coûte, juste pour être présent. Un évènement fait partie intégrante de votre communication, il doit avoir du sens et être cohérent avec vos valeurs.
• Penser que le digital vous dédouane de tout échange. Le moyen a changé mais pas le fond : l’évènement est là pour vous permettre de rencontrer, discuter et avancer avec vos différents publics.

 

Vous avez envie de créer votre évènement digital ? Contactez-nous !