EVENEMENT : POURQUOI ? COMMENT ?

Un événement, c’est aussi attirant qu’effrayant. Pourquoi créer un évènement ? Comment l’organiser ? De nombreuses questions peuvent en effet se poser et finalement, freiner l’enthousiasme. Petit récapitulatif pour voir les choses plus clairement.

Pourquoi organiser un évènement ?

S’il ne devait y avoir qu’une seule question ce serait celle-ci. On a toujours envie de se montrer, de donner de la visibilité à sa marque mais il faut une bonne raison pour cela. Surtout si on parle d’évènements destinés aux journalistes et influenceurs. Posez-vous alors cette première question : quelle est la raison ?  Il peut en effet ne pas être indispensable de dépenser du temps et des ressources s’il n’y a pas de raison valable. Une raison valable ? C’est, par exemple, le lancement d’un nouveau produit, une nouvelle marque qui arrive sur le marché ou alors les résultats d’une étude qui change la donne. Il faut avant tout du CONTENU !

Si on parle d’un public « médias », il y a déjà de trop nombreuses invitations pour organiser un événement qui n’apporte rien de nouveau. Cela peut même être contre-productif. En effet, si vous invitez des journalistes à un événement où il ne se « passe rien », vous pouvez être certain.e que c’est la dernière fois qu’ils viendront…

Quel genre d’évènement organiser ?

Vous avez statué sur l’organisation d’un évènement qui a une raison d’être, bravo. Maintenant, c’est parti (pour le show, les vrais savent… 😉 ) Un évènement, comme toute forme de communication, se doit d’être cohérent. On n’organise pas le lancement d’une nouvelle gamme comme la présentation d’une nouvelle étude ou une soirée clients & réseautage. Prenons donc au cas par cas.

=> Un lancement produit pour les médias : il faut s’adapter à son public. Le mieux est de prévoir une journée « portes ouvertes » où les journalistes et influenceurs pourront passer au moment qui leur convient le mieux pour découvrir la nouveauté et parler avec les représentants de la marque.

=> La présentation d’une étude, de résultats annuels, d’une stratégie de développement : préférez le format conférence. Il y a de nombreuses informations cruciales, le moment est plus formel, c’est une prise de parole officielle.

=> L’évènement clients & réseau : le plus important est là de passer un bon moment, de faire vivre une expérience qui associe bons souvenirs & la marque. Bien sûr, la marque est en filigrane, le format est cohérent mais on pense plus à passer un agréable moment ensemble qu’à parler business.

=> Un autre genre d’événements ? Tout est envisageable, parlons-en ensemble !

Comment monter un évènement ?

Votre évènement a une raison d’être, un format adapté, il reste maintenant à l’organiser. Mais avez-vous le temps et les ressources pour cela ? Avez-vous les contacts pour les lieux et tous les autres prestataires ? Ou alors le temps pour les dénicher ? Si oui, vous pouvez le faire vous-même, sinon faites appel à une agence. En effet, il y a tellement de petites choses à penser, d’outils à préparer, d’aléas à envisager qu’il vaut mieux prévoir soit du temps soit des ressources. Une agence pourra alors vous aider à créer un évènement à votre image de façon professionnelle tout en vous faisant gagner du temps. Et finalement vous faire gagner de l’argent aussi en vous évitant tous les tracas inhérents à ce genre d’opérations : visite de lieux, recherche de prestataires, négociation des devis, réceptions des différents éléments (produits, scénographie, décoration, documents…), création, envoi et relances des invitations…

Une agence pourra aussi vous aider dans la définition même de votre évènement. Vous avez une idée bien précise, tant mieux, mais connaissez-vous les dernières tendances ? Comme dans chaque corps de métier, les modes passent. Qui de mieux qu’un professionnel pour rendre votre évènement mémorable, dans le bon sens du terme ?

Quel budget pour un évènement ?

Pour cette partie, tout dépend de vous. Il faudra compter la location d’un lieu, la décoration, le traiteur et, le cas échéant, les honoraires de l’agence. Si on organise un évènement pour la presse, il est désormais important de penser aussi à une enveloppe pour les taxis. Alors, bien sûr, si votre budget est conséquent, cela est plus facile mais la créativité d’une agence comme la nôtre peut aussi vous aider à organiser un évènement à coût plus réduit.

 

Ces quelques questions posées, vous devez maintenant vous poser sur tous les aspects de l’évènement avec une obsession : la cohérence. C’est à vous de jouer !

 

Avant d’organiser un évènement, posez-vous ces 5 questions essentielles :

• Ai-je une raison valable d’organiser un évènement ? 
• Quel est le format le plus adapté pour mon évènement ?
• Ai-je le temps de l’organiser moi-même ou serait-il plus raisonnable de faire appel à une agence ? 
• Quel est mon budget ? 
• Est-ce que le concept est cohérent dans son ensemble ?